5

okt

Ny medlem till Essetsupporten!

Foto av Caroline Högdahl Cole.

Efter att ha sett en notis i det förra nyhetsbrevet sökte Caroline Högdahl Cole från Skarpnäck stadsdelsförvaltning till den nya Esset-supporten. Nu har hon anslutit till gruppen som just nu består av en supportledare och tre supportmedlemmar.

-Vi har precis startat igång och ska börja bygga och utveckla, säger Caroline.

Caroline fick ett tips om en notis i senaste nyhetsbrevet.

-Jag läste den och kände att “det låter som jag”, så jag slängde iväg ett mejl direkt.

Processen gick ganska fort, tills det bestämdes att hon skulle lånas ut till projektet. Från 1 september är hon med en dag i veckan, sedan kommer det att ökas upp till heltid från november.

Caroline arbetar som socialsekreterare inom ekonomiskt bistånd. Hon arbetar även som mentor, vilket innebär att hon har hand om introduktion av nyanställda, samt hjälper kollegor i handläggning och övrigt.

-Supporten kändes som en naturlig förlängning i min roll som mentor, att fortsätta stötta och vägleda kollegor, om än på ett nytt sätt, förklarar Caroline.

Men det fanns fler anledningar till att rollen som supportmedlem lockade. Ända sedan hon började i staden för fem år sedan har det pratats om att det ska komma ett nytt digitalt stöd, då många funktioner fattas i dagens system.

-Man har gått och längtat och väntat! Nu när det håller på att implementeras känns det väldigt spännande att få vara en del i den processen, säger Caroline.

Samtidigt som hon får vara med att utveckla den nya supporten, och bidra med sin kunskap ser hon fram emot att själv få utvecklas inom Stockholms stad.

-Jag ser det som en mix att jag får lära nytt och att jag samtidigt får bidra med något, avslutar Caroline.

Foto av Lars Sandberg

Lars Sandberg är chefsarkitekt för systemlösningen i Esset. En av de heta frågorna på hans bord just nu är hur Esset på bästa sätt ska kunna uppfylla verksamheternas behov av statistik och analys.

För att ständigt kunna utveckla och förbättra stadens socialtjänst, hälso- och sjukvård samt överförmyndarverksamhet, behövs statistik från användarna och systemet. Det finns ett stort antal mätpunkter som på olika sätt definierar vårt arbete.

Lars Sandberg berättar att det finns två typer av statistik och analys som verksamheterna behöver få ut för att kunna utföra sitt arbete på bästa vis. Utöver det behövs statistik för den ekonomiska uppföljningen, samt en typ av statistik som är lagstadgad av exempelvis Länsstyrelsen, SCB och Socialstyrelsen.

Vad verksamheterna behöver är dels uppföljning av insatser: det vill säga fungerar våra insatser till stockholmarna? Kommer de som fått ekonomiskt bistånd tillbaka till ekonomisk självständighet? Får de jobb? Kommer de som tagit tillfälligt tagit del av stadens hemtjänst på egna fötter igen?

-Det svarar helt enkelt på om våra insatser har någon nytta och om de får de positiva resultaten de ska få, förklarar Lars Sandberg.

Den andra delen handlar om hur våra verksamheter fungerar och om vi är tillräckligt snabba på att agera.

-Mycket av den statistiken har en ekonomisk koppling, exempelvis vad kostar en sängplats eller ett boende, vad kostar det att hantera ett ensamkommande barn, hur många kvinnor i en viss ålder är beroende av en viss typ av insats, men även hur långa ledtider har vi i verksamheterna, berättar Lars Sandberg.

Statistikunderlaget som kommer fram ska i Esset sedan kopplas ihop i stadens analysplattform, Beslutsstöd, med exempelvis ekonomisk information från Agresso.

-Statistik- och analysförmågan är eftersatt i dagens sociala system. Kvaliteten täcker helt enkelt inte behoven som de olika verksamheterna har för att kunna följa upp och förändra sin verksamhet, förklarar Lars Sandberg.

I Esset kommer statistiken vara mer heltäckande, flexibel och kunna täcka de behov som kommer upp i verksamheten.

-Men vi har en utmaning i övergången till Esset. En del data behöver mätas i längre tidsserier och behöver därför flyttas över till Esset. Vi kommer att se utmaningar i underlagen då Esset till viss del kommer att ha annat data än i dagens system, förklarar Lars Sandberg.

-En annan utmaning är att idag finns information sparad i många lokala lösningar t.ex. egenskapade Excelark, vilket är komplicerat ur ett kvalitetsperspektiv, och något som inte kommer att kunna flyttas över till Esset, säger Lars Sandberg.

Ser du ett behov kopplat till statistik och uppföljning, och funderar över om det kommit med bland projektets krav på Esset? Hör av dig till projektets funktionsbrevlåda.

5

okt

Vad är en användarberättelse?

Två personer skriver på en whiteboard. De ritar upp processer.

Genom användarberättelser framtagna av ämnesexperter ska Esset bli det digitala stöd som verksamheten behöver. Som ska möjliggöra moderna arbetssätt för stadens anställda och se till att vardagen blir enkel och trygg för stockholmarna. Men vad är en användarberättelse?

En användarberättelse är ett sätt för ämnesexperter från respektive verksamhetsområde att förklara för utvecklare hur ett specifikt moment går till idag, och hur de vill att det ska gå till i framtiden. Det är ett exempel på hur Esset utvecklas av verksamheten, för verksamheten.

-Jag tror inte att alla vet vad en användarberättelse är generellt, men jag tror att det ger en ökad förståelse för hur vi arbetar och varför det är så komplext att bygga Esset, säger Helene Ghomri, processledare inom teamet Barn och Unga i projektet.

En användarberättelse är en del av en kedja i processen att utveckla Esset. Först ritas processkartor och flödesscheman utifrån workshops och samtal med ämnesexperterna.

-Dessa bryter man sedan ner på detaljnivå, och tittar på en specifik liten fråga. Utifrån dessa frågor skrivs användarberättelser för de som tekniskt utvecklar Esset så att de kan begripa vad det är vi gör på absoluta detaljnivå, beskriver Helene Ghomri.

Användarberättelserna i sig besvarar ungefär dessa frågor: vem är jag, vad vill jag göra, varför vill jag göra det?

-Vi sitter tillsammans och tittar på vad i varje process som kräver användarberättelser för att utvecklarna ska förstå, berättar Denise Jorsäter Engström, även hon processledare inom teamet Barn och Unga i projektet.

-En användarberättelse kan brytas ned till kanske tre stycken, när man väl börjar grotta i det. Det måste bli på detaljnivå, fortsätter Denise.

Användarberättelserna presenteras sedan för utvecklarna och de får då chansen att ställa sina frågor. När är start och slutpunkten för just denna process? Ska det vara en knapp eller en rullista? Vilka alternativ ska rullistan innehålla?

-Vi tittar på alla olika scenarier som kan uppstå, exempelvis hur ska vi tänka när det gäller skyddade identiteter i detta specifika moment? Vad behöver jag se till att göra så att identiteten inte avslöjas? säger Helene Ghomri.

-När vi fastnar går vi tillbaka till verksamheten för att stämma av och kolla, stämmer detta överens med det ni gör idag, och det ni vill göra i framtiden? Man måste hela tiden stämma av med representanter från stadens verksamheter, fortsätter Helene.

Det kan även vara andra expertområden som behöver stämmas av med, till exempel en jurist.

Efter detta görs prototyper, som visar hur det digitala stödet kommer att se ut för användarna. Dessa tittar ämnesexperterna på för att se om något saknas eller tvärtom kan tas bort, eller ska visualiseras på ett bättre sätt. Det är även viktigt att terminologin blir begriplig för våra verksamheter.

-Det är ett visuellt sätt att arbeta på, där vi ser hur man som användare kommer att uppleva detta, vi får chansen att justera, samt kontrollera att nödvändiga saker är med, berättar Helene Ghomri.

-Väldigt roligt sätt att jobba på. Man får en bred bild av vilket enormt system detta är, och hur väl grundat arbetssättet och metodiken är. Esset blir verkligen till för användarna, avslutar Helene.

Foto av Mical HeruyI augusti tillsattes Mical som ansvarig för datastädning i projektet. Datastädning bygger på ordning och reda och är ett förebyggande arbete som syftar till att underlätta en framgångsrik flytt av information till Esset.

När Mical Heruy först fick höra om projekt Modernisering av sociala system var det i sin roll som paraplysamordnare på Östermalms stadsdelsförvaltning. Hon blev intresserad direkt.

-Jag sökte mig till projektet då jag ville vara med och påverka, göra skillnad. Jag vill dela den kunskap jag har.

I januari gick hon in som samordnare och i april började hon arbeta med datahantering i rollen som metodansvarig datahantering vilket innebär att hon supporterar och vägleder samtliga samordnare i deras jobb med datahanteringsaktiviteter.

Så här har vi tidigare förklarat datahantering och datamigrering:

Datahantering handlar om att gå igenom och kvalitetsgranska den information (data) som finns i nuvarande tekniska system, med fokus på data i pågående ärenden. Datamigrering handlar om att data flyttar från en plats till en annan. Det är en teknisk fråga.

En parallell kan dras till hur du gör när du flyttar. Du går igenom ditt bohag, slänger trasiga saker, sätter etiketter på kartonger, plastar in möbler. Sedan anlitar du en flyttfirma, som

flyttar kartongerna till ditt nya hem. När allt väl är på plats i det nya hemmet så packar du upp, kollar så att allt är med och att inget gått sönder.

Datahanteringen är för-och efterarbetet i samband med flytten. De gamla systemen är ditt nuvarande hem och det nya digitala stödet är ditt nya hem. Medan datamigrering är flyttfirman.

Datahantering handlar alltså om att gå igenom och kvalitetsgranska information som finns i nuvarande Sociala system, med fokus på pågående ärenden. Det kan exempelvis vara en personakt där man behöver se över att adressen är rätt eller kontrollera personuppgifter.

Vissa akter behöver även rensas bort, till exempel om personen i fråga avlidit.

-Om man har gjort det man ska göra under årets gång, så är det inte mycket jobb, förklarar Mical Heruy.

Utifrån Östermalms situation så känner hon sig inte orolig. Hon menar att de redan har ordning och reda, och bara behöver fortsätta att jobba.

Samordnarnas roll i förvaltningarnas datastädning är att just samordna, men även att ge stöd till handläggare som ansvarar för sitt eget område.

Datahantering görs för att säkerställa att den data som migreras håller god kvalitet när vi går över till Esset. Det är ett förebyggande arbete som syftar till att underlätta en framgångsrik migrering till Esset.

-Om vi inte har tagit beslut på ett förslag som legat i ett ärende, kan vi tappa den informationen när vi migrerar. Detta då information som inte är korrekt registrerad inte kan migreras. Det gäller att avsluta det som ska avslutas, göra klart det som ska göras klart, förklarar Mical Heruy.

Har vi god ordning i våra ärenden kan vi fokusera på att lära oss nytt, i detta fall att lära oss Esset.

Samtliga samordnare är involverade, nästan alla samordnare har upprättat en plan för när varje förvaltning ska börja arbeta med datahantering. Förvaltningarna har fått information om planen och många chefer har informerat vidare. Alla som berörs av införandet Barn och Unga ska ha påbörjat arbetet.

-Vi kommer att jobba på med frågan ända till migreringen, avslutar Mical Heruy.

24

jun

Terminsavslutning sommaren 2020

Skärmbild från projetektets terminsavslutning över Skype

I slutet av maj genomfördes projektets traditionsenliga terminsavslutning. Alla som på något sätt arbetar i projektet bjöds in till den digitala halvdagen för att summera terminen som gått. Tack alla som deltog i terminsavslutningen, och tack för ett fint jobb denna termin!

Engagemanget var stort, både från presentatörer och deltagare. Som mest var det drygt 170 anslutna gäster, och vi vet att många satt flera vid en dator.

Förmiddagen inleddes av Håkan Andersson, förvaltningschef på överförmyndarförvaltningen. Han sa att projektet är en av de största satsningarna som görs i Stockholm just nu.

-Vi som deltar på den här avlsutningen vi har blivit utvalda, det är vårt ansvar att det blir riktigt bra, inledde Håkan Andersson.

Efter Håkans inledning tog projektledare Petra Lindström vid. Hon pratade om vikten av projektets “tillsammansarbete” och tryckte på att vi bygger en stabil grund – som verksamheterna själva kommer att fortsätta utveckla.

På agendan fanns sedan en första förhandstitt på Esset, en dragning kring kommande utbildningar i Esset, information om hur projektet arbetar med förändringsledning och tillgänglighet, samt en dragning kring supporten.

Det hölls även en Kahoot-tävling, som vanns av Josefine Rogel Randin och Linda Hoffman. Priset? De nya Esset-kortfickorna, som skickades med internposten raka vägen till vinnarna på Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning.

Essets ordbild

I samband med att vi inför Esset öppnar en support som ska stötta medarbetare i frågor som uppstår. Vi har tidigare berättat om det arbetet här.

Vi är nu igång med att bemanna supporten och söker dig som är lösningsfokuserad och brinner för att ge bra service. Som supportmedlem behöver du vara en nyfiken person som har ett intresse av förbättra och förenkla tillvaron för användare av Esset.

I ditt arbete i Essetsupporten kommer du att ge support, utreda frågor och att försöka förstå fel som uppstår. Du kommer även att ta fram utbildningsmaterial, hålla i nätverk, samt vara med och testa utvecklingen i Esset.

Du tycker om att arbeta strukturerat och gillar att arbeta i team med andra, både inom staden, men även med privata aktörer och leverantörer.

Vi strävar efter att medlemmarna i vår Essetsupport ska representera olika delar av vår verksamhet för att ge bästa stöd till våra användare. De första medlemmarna startar hösten 2020, men de flesta kommer börja under 2021.

Låter det intressant? Prata med din chef om möjligheten att få ingå i Esset supporten, och därmed lånas ut till projektet under en avtalad tid. Kontakta oss sedan via funktionsbrevlådan funktion.moderniseringsocsyst@stockholm.se

På terminsavslutningen frågade vi deltagarna om vad som är viktigt för dem i kontakt med kommande Essetsupport. Det här var resultatet:

Ordmoln

Bild på Daniel Rousseau och Martina Söderman

I maj genomförde projekt Modernisering av sociala system en undersökning av it-mognaden inom de förvaltningar som kommer att börja arbeta i Esset. Syftet var att kartlägga hur arbetet ser ut idag; utifrån arbetssätt och vana av att arbeta med digitala verktyg, men också behov samt önskemål om fortbildning.

Arbetet leddes av Brommas samordnare Daniel Rousseau och Rinkeby/Kistas samordnare Martina Söderman.

Alla medarbetare inom barn – och ungdomsverksamheterna i samtliga stadsdelsförvaltningar samt inom socialförvaltningen hade möjlighet att besvara enkäten.

Frågorna var bland annat: hur många är ni som delar på de digitala enheterna på din arbetsplats, hur ofta använder du digitala verktyg i ditt arbete och hur fungerar tekniken idag?

-Lite drygt hälften la sig från “ok” till “riktigt bra”, och vanan av digitala verktyg var hög, berättar Daniel Rousseau.

Att den digitala mognaden skulle vara hyfsat hög inom detta verksamhetsområde var väntat. Det kan komma att se annorlunda ut längre fram.

Bland kommentarerna som kom in fanns tydliga teman, bland annat att dagens system är svårarbetat och en del förhoppningar på det nya digitala stödet. Även en del farhågor, som ifall våra datorer kommer att klara av det.

Resultatet av enkäten ska spridas av samordnarna i respektive förvaltning, inte minst till förvaltningsledningen. Enkäten blir ett bra underlag att utgå ifrån i diskussioner om it-mogad generellt.

-Om resultatet sticker ut på en specifik förvaltning är det läge att lyfta det med förvaltningsledningen, säger Martina Söderman och menar att det kanske föranleder en allmän satsning inom förvaltningen.

Förvaltningarna har visat ett stort intresse för enkäten, inte minst genom en hög svarsfrekvens.

-Det är ett stort digitalt steg staden tar där den digitala mognaden är en viktig fråga. Ett stort arbete ligger framför våra förvaltningar och det är viktigt att vi ger dem de rätta förutsättningarna för att driva förändringar, säger Daniel Rousseau.

-Det känns som att barn och unga generellt är bra rustade, inför omställningen vi står inför, avslutar Martina Söderman.

24

jun

Bild på Tommy Feldt

Tillgänglighet är ett av projekt Modernisering av sociala systems ledord. I vår vision står att vi ska ta fram användarvänliga, säkra och tillgängliga sociala system. Ett led i detta är att jobba med digital tillgänglighet.

Digital tillgänglighet innebär att ingen ska hindras från att använda digital service, exempelvis på grund av en funktionsnedsättning. Från och med 1 januari 2019 gäller en lag som ställer tillgänglighetskrav på myndigheters digitala tjänster. Lagen bygger på EU:s tillgänglighetsdirektiv.

I projekt Modernisering av sociala system jobbar två tillgänglighetsexperter tillsammans med ett team av testare. De säkrar tillgängligheten i projektets leveranser, framförallt i Esset, men också i allt kommunikationsmaterial såsom den nya webben. Vi har ställt några frågor till en av projektets experter, Tommy Feldt.

Vad gör ni i projektet?

-Vi jobbar för att se till att Esset blir lätt att använda för så många människor som möjligt. Ingen ska utestängas eller inte kunna använda Esset för att det inte har stöd för deras hjälpmedel. Det ska vara begripligt, förståeligt och tydligt, berättar Tommy Feldt.

-Vi jobbar i flera spår och är involverade i många av projektets delar, dels med stöd under utvecklingen av Esset, men också med stöd kring kommunikation och utbildningar.

Vi granskar utifrån riktlinjer och best practices och ger feedback till den ansvarige. Det vi kommenterar kring kan vara exempelvis färgers kontraster, eller att något att felaktigt byggt så att det inte fungerar med ett verktyg.

-Utöver det så har vi ett helt team som gör detaljerade tester av Esset och dokumenterar fel som kan korrigeras med olika verktyg. Allt som byggs testas, prioriteras och ska därefter åtgärdas.

-Vi jobbar med tillgänglighet både för interna användare och för externa – både anställda men också medborgare som ska använda e-tjänster och webbplatser.

Varför är det viktigt att vi arbetar med tillgänglighet i vårt projekt?

-Av flera anledningar. Systemet är komplext och har många användare. Ett system som inte är tillgängligt blir ett arbetsmiljöproblem. Genom att bygga ett användbart och tillgängligt system så underlättar vi för väldigt många människor.

– I denna satsning har vi en unik möjlighet i läget vi är nu, då vi kan bygga tillgängligt från början. Vi har sett andra projekt, där man inte bygger tillgängligt från början. Det blir dyrt och komplicerat att justera i efterhand.

-Dessutom finns det en lag som började gälla den 1 jan 2019, en väldigt tydlig lagstiftning: om man bygger nytt så ska det vara tillgängligt.

Vad är det roliga med att arbeta med tillgänglighet i detta projekt?

-Det är roligt att jobba med något som kommer att påverka så många människor under så lång tid. Tillgänglighet och användbarhet spelar stor roll för de anställda.

-Systemen som finns idag är ganska otillgängliga och svåranvända. Paraplyet har exempelvis inte varit tillgängligt för blinda personer. Vi kan vara med och påverka så att folk som inte kunnat anställas tidigare nu faktiskt har samma möjlighet som alla andra.

Vad är utmaningen med att säkra tillgängligheten i detta projekt?

-Att det är så komplext. Esset är ett ekosystem av system, av nya it-stöd som är stora och omfattande.

-Det är utmanande att få rätt inblick i hur Esset ska fungera, i hur organisationen ser ut och att få in tillgänglighet på rätt ställe i rätt tid så att det blir en naturlig del av arbetet.

-Det är den stora utmaningen som alltid återkommer i stora projekt och det är inget unikt för detta projekt, avslutar Tommy Feldt.

24

jun

Hej Lena Lundström Stoltz!

Bild på Lena Lundström Stoltz

Vad är socialförvaltningens roll i projektet?

-Socialförvaltningens delaktighet i projektet är en förutsättning för att projektmålen nås. Vi har ett samlat ansvar för hur stadens socialtjänst ska utvecklas.

-Det är vårt uppdrag att stötta införandeteamet och huvudprocessledare/processledare genom att aktivt följa arbetet och hjälpa dem att prioritera och styra rätt.

-Vi bemannar projektet med medarbetare såsom processägare och huvudprocessledare men har även många medarbetare som ämnesexperter, deltagare i referensgrupper och annat.

-Det är också viktigt at komma ihåg att Socialförvaltningen har ett eget införande då vi har en stor socialtjänstverksamhet. Vi vill också lyfta upp att detta är ett ”tillsammansprojekt” och att detta är en förutsättning för att vi ska vara lyckosamma i arbetet.

Varför är projektet viktigt för er och för ert arbete?

-Vi har uppdraget att vara med och leda utvecklingsarbetet och arbetet med hur socialtjänsten i Stockholm ska utvecklas i framtiden och Esset blir en viktig del i detta.

Vad tror du blir bättre när vi alla arbetar i Esset?

-Vi kommer att få bättre uppföljning av socialtjänsten och det kommer bli lättare för chefer att planera sin verksamhet. För medarbetarna kommer det att underlätta i det dagliga arbetet.

-När det gäller våra klienter så kommer möjligheten att se delar av sitt ärende i kundportalen göra en enorm skillnad. Den absolut största fördelen med Esset är att förändringar/förbättringar kommer att kunna ske löpande och snabbt.

-När projektet avslutas och vi går över i drift kommer inte allt att vara klart, Esset kommer bara att bli bättre och bättre!

24

jun

Inblick i en samordnares vardag

Bild på Andreas Khatibi, som står framför en kartvägg.

Andreas Khatibi är en av projekt Modernisering av sociala systems samordnare. Han representerar Farsta stadsdelsförvaltning och jobbar heltid med projektet.

När tjänsten som samordnare annonserades ut på Farsta stadsdelsförvaltning såg Andreas Khatibi sin chans att få vara med på en stor förändringsresa.

I sitt tidigare jobb på Nacka kommun fick han vara med och implementera ett nytt digitalt system, och fick se den positiva förändringen på nära håll. Inom Stockholms stad ser han många delar som kan förbättras genom att de digitaliseras.

Det viktigaste med att genomföra projektet tycker Andreas är att dialogen mellan de som arbetar i systemen och de som kommer i kontakt med socialtjänsten och äldreomsorgen blir ännu bättre genom ett mer användarvänligt system.

-Jag tror att moderniseringen kommer kunna bidra till att vi kommer att kunna ge ännu bättre stöd och service till våra medborgare samt till en förbättrad arbetssituation för de som arbetar i systemen, säger Andreas.

Rollen som samordnare tror han är viktig för att skapa trygghet på förvaltningen. Han menar att det finns mycket oro och frågor.

-Många kommer till mig, vilket är bra eftersom jag kan lyfta frågor till projektet, och ta svaren vidare till förvaltningen, säger Andreas.

Andreas är med på ledningsgruppsmöten för att delge förvaltningsledningen information om projektet, och lyfter saker till ambassadörerna som de får ta upp på sina APT-möten. Hans roll är lite att vara spindeln i nätet, och är viktig för strukturen. Han tror att den minskar merarbete när Esset väl kommer.

En av sakerna han jobbar med just nu är datastädning och planering av datahanteringsaktiviteter som behöver vara klara innan man går in i Esset.

Det kluriga med rollen som samordnare blir att vara delaktig i många införanden samtidigt. Andreas tror att det i en övergripande roll kan bli svårt att hålla sig just övergripande, inte gå in på detaljnivå. Han tror att kontakten med andra samordnare blir viktig.

-Utöver samordnarnätverket som är en gång i månaden, så har vi mycket kontakt med varandra. Vi sitter delvis med samma utmaningar och där behöver vi varandras stöd, berättar Andreas.

Andreas chef Thérese, är positiv till hans arbete.

-Det är så spännande och roligt att varje vecka ha avstämning med vår duktiga samordnare och jag följer arbetet väldigt detaljerat, säger Therése Grahn, chef på avdelningen för individ- och familjeomsorg på Farsta stadsdelsförvaltning.