24

jun

Hej Lena Lundström Stoltz!

Bild på Lena Lundström Stoltz

Vad är socialförvaltningens roll i projektet?

-Socialförvaltningens delaktighet i projektet är en förutsättning för att projektmålen nås. Vi har ett samlat ansvar för hur stadens socialtjänst ska utvecklas.

-Det är vårt uppdrag att stötta införandeteamet och huvudprocessledare/processledare genom att aktivt följa arbetet och hjälpa dem att prioritera och styra rätt.

-Vi bemannar projektet med medarbetare såsom processägare och huvudprocessledare men har även många medarbetare som ämnesexperter, deltagare i referensgrupper och annat.

-Det är också viktigt at komma ihåg att Socialförvaltningen har ett eget införande då vi har en stor socialtjänstverksamhet. Vi vill också lyfta upp att detta är ett ”tillsammansprojekt” och att detta är en förutsättning för att vi ska vara lyckosamma i arbetet.

Varför är projektet viktigt för er och för ert arbete?

-Vi har uppdraget att vara med och leda utvecklingsarbetet och arbetet med hur socialtjänsten i Stockholm ska utvecklas i framtiden och Esset blir en viktig del i detta.

Vad tror du blir bättre när vi alla arbetar i Esset?

-Vi kommer att få bättre uppföljning av socialtjänsten och det kommer bli lättare för chefer att planera sin verksamhet. För medarbetarna kommer det att underlätta i det dagliga arbetet.

-När det gäller våra klienter så kommer möjligheten att se delar av sitt ärende i kundportalen göra en enorm skillnad. Den absolut största fördelen med Esset är att förändringar/förbättringar kommer att kunna ske löpande och snabbt.

-När projektet avslutas och vi går över i drift kommer inte allt att vara klart, Esset kommer bara att bli bättre och bättre!

24

jun

Inblick i en samordnares vardag

Bild på Andreas Khatibi, som står framför en kartvägg.

Andreas Khatibi är en av projekt Modernisering av sociala systems samordnare. Han representerar Farsta stadsdelsförvaltning och jobbar heltid med projektet.

När tjänsten som samordnare annonserades ut på Farsta stadsdelsförvaltning såg Andreas Khatibi sin chans att få vara med på en stor förändringsresa.

I sitt tidigare jobb på Nacka kommun fick han vara med och implementera ett nytt digitalt system, och fick se den positiva förändringen på nära håll. Inom Stockholms stad ser han många delar som kan förbättras genom att de digitaliseras.

Det viktigaste med att genomföra projektet tycker Andreas är att dialogen mellan de som arbetar i systemen och de som kommer i kontakt med socialtjänsten och äldreomsorgen blir ännu bättre genom ett mer användarvänligt system.

-Jag tror att moderniseringen kommer kunna bidra till att vi kommer att kunna ge ännu bättre stöd och service till våra medborgare samt till en förbättrad arbetssituation för de som arbetar i systemen, säger Andreas.

Rollen som samordnare tror han är viktig för att skapa trygghet på förvaltningen. Han menar att det finns mycket oro och frågor.

-Många kommer till mig, vilket är bra eftersom jag kan lyfta frågor till projektet, och ta svaren vidare till förvaltningen, säger Andreas.

Andreas är med på ledningsgruppsmöten för att delge förvaltningsledningen information om projektet, och lyfter saker till ambassadörerna som de får ta upp på sina APT-möten. Hans roll är lite att vara spindeln i nätet, och är viktig för strukturen. Han tror att den minskar merarbete när Esset väl kommer.

En av sakerna han jobbar med just nu är datastädning och planering av datahanteringsaktiviteter som behöver vara klara innan man går in i Esset.

Det kluriga med rollen som samordnare blir att vara delaktig i många införanden samtidigt. Andreas tror att det i en övergripande roll kan bli svårt att hålla sig just övergripande, inte gå in på detaljnivå. Han tror att kontakten med andra samordnare blir viktig.

-Utöver samordnarnätverket som är en gång i månaden, så har vi mycket kontakt med varandra. Vi sitter delvis med samma utmaningar och där behöver vi varandras stöd, berättar Andreas.

Andreas chef Thérese, är positiv till hans arbete.

-Det är så spännande och roligt att varje vecka ha avstämning med vår duktiga samordnare och jag följer arbetet väldigt detaljerat, säger Therése Grahn, chef på avdelningen för individ- och familjeomsorg på Farsta stadsdelsförvaltning.

I Stockholm byggs den smarta staden, genom nya arbetssätt med stöd av digital teknik. Ett av projekten som drivs i staden är projekt Modernisering av sociala system.

Projekt Modernisering av sociala system ska underlätta arbetet för de som arbetar inom socialtjänst, överförmyndarverksamhet samt kommunal hälso- och sjukvård i Stockholms stad. 

Projektet tar fram moderna arbetssätt och nya digitala stöd, som är användarvänliga, säkra och tillgängliga. Det nya digitala stödet har döpts till Esset och ersätter dagens sociala system, som använts sedan 90-talet.

Nu lanseras en webbsida – för alla som berörs av projektets arbete eller på ett eller annat sätt kommer att ha kontakt med Esset. Det är både du som har din anställning i staden, eller i ett företag som arbetar på uppdrag åt staden. Det kan även vara du som bor i Stockholms stad och i någon form får stöd från oss via exempelvis socialtjänsten eller äldreomsorgen, eller du som har en anhörig som får. Men också du som är eller har en ställföreträdare i staden.

Skärmbild av webbsidan socialasystem.stockholm

15

apr

En man med en mikrofon i handen
Andreas Meschke leder delprojekt Införa, som ansvarar för införandet av Esset och de moderna arbetssätten. Hans delprojekt samarbetar tätt med utsedda samordnare och ambassadörer som finns på alla berörda förvaltningar, för att stöjda förvaltningarna inför och under kommande införande. De har även tagit fram en handbok, som stöttar i införandets alla steg.

Berätta om handboken ni tar fram?

-Handboken fungerar som en uppslagsbok där man utifrån olika roller kan förstå hur olika processer går till och hur man gör olika saker. Exempelvis hur man gör när man
har ett uppstartsmöte eller hur riskprocessen går till.

I en kombination av fritext och processkartor, ger handboken en detaljerad beskrivning av vem som gör vad och när för att garantera ett kvalitativt och enhetligt införande.

-Den skapar också samsyn inom projektet. Vi gör likadant och har en enad bild avv ad olika roller innebär, och vad som är ett viktigt mötesforum.

-Handboken byggs bit för bit. Överförmyndarförvaltningen som är först ut, har varit delaktiga att ge återkoppling på handboken, så att den kan bli ännu bättre till nästa
införande.

Precis som Esset kommer den aldrig att bli färdig, utan ständigt förbättras.

Hur arbetar ni tillsammans med samordnarna?

-Samordnarna är nyckelspelare, de skapar ägandeskap och delaktighet för förändringen och vad den innebär i respektive förvaltning. Utan dem är det risk att
det inte blir ett lyckat införande, de är jätteviktiga.

-Vi träffar samordnarna på nätverksträffar en gång i månaden, och vi jobbar ganska reaktivt. Vi går igenom frågor som uppstår, och låter dem bolla med varandra.

-Vissa av samordnarnas uppgifter är övergripande för ett införande. Som att etablera kontakt med förvaltningsledning, skapa egna nätverksträffar i sin förvaltning. Andra
uppgifter är nödvändiga för att ett specifikt införande ska fungera.

De leder även arbetet med datahantering och undersöker it-mognaden i varje förvaltning.

Andreas påpekar att varje förvaltning äger sitt eget införande, och från projektet kan vi bara komma med rekommendationer och stöd.

-Det är väldigt kul att jobba med samordnargruppen. De har alla olika bakgrunder och kompetenser med sig in i detta arbete, så vi lär oss mycket av varandra.

Och hur arbetar ni tillsammans med ambassadörerna?

-Även ambassadörerna träffar vi i nätverksform och också den gruppen har otroligt mycket att tillföra. Ambassadörer är kopplade specifikt till ett införande och har god
kännedom om verksamhetsområdet som införandet de är engagerade i berör.

-Det finns flera ambassadörer per förvaltning. Riktmärket är att det ska finnas en ambassadör per APT, så att man kan använda sig av befintliga forum för information
om projektet. Generellt så ska införandet av Esset rymmas inom befintliga forum i så hög grad som möjligt, detta för att vi ska “störa” förvaltningarnas arbete så lite som
möjligt.

15

apr

Vad innebär det att arbeta agilt?

Fem olika konstruktioner av en gunga i ett träd, där fyra är oanvändbara, men den femte är perfekt.
Projekt Modernisering av sociala system jobbar med ett agilt arbetssätt. Allt fler talar om agila arbetssätt som en del av vägen till framgång i digitaliseringstider. Men vad innebär det egentligen?

Christian Liljequist jobbar med utvecklingsmetodiken i projektet, han berättar mer om vad det agila arbetssättet innebär för oss.

-I ett klassiskt, så kallat vattenfallsprojekt, bestämmer man: “det här vill vi ha” och baserat på det sätter man budget och tidplan för projektet. Det är först när projektet är slut som man kan se resultatet av det, och förstå konsekvenserna av det man önskade i början av projektet, säger Christian Liljequist.

I ett agilt projekt däremot får man tidplan och budget, sedan ser man till att vid täta avstämningar justera vad det är man vill ha. Ju tidigare man inser att konsekvenserna av något inte blev som önskat, ju mer tid har man att påverka det. Det är fördelen med att jobba agilt.

-Hade vi jobbat i vattenfall hade vi fått gårdagens kravställning om tre år. Nu kan vi ändra i prioriteringar, vi utvecklar och får se direkt hur det blir. Det innebär att vi kommer snabbare närmare det som verksamheten faktiskt vill ha, berättar Christian Liljequist.

För att kunna jobba agilt behöver man en gemensam utgångspunkt och en målbild, så att alla vet vart vi är på väg. Projekt Modernisering av sociala systems målbild togs fram genom utredningar, nulägeskartläggningar och önskemål från verksamheten.

Det är många som är med i utvecklingen av Esset. Huvudprocessledare, processledare, verksamhetsresurser och utvecklare. Alla kommer in med olika förkunskap och olika
föreställningar och förväntningar. Därför är det bra att hela tiden titta på vad det är som faktiskt utvecklas och tillsammans diskutera vad som är fokus för varje “sprint”. Sprinterna är de bitar av tid man styckat den totala utvecklingen i. I projektet arbetar vi nu i tre veckors sprintar.

-Efter varje sprint presenterar utvecklarna vad de gjort och alla får se vart vi är på väg och “vad Esset håller på att bli för system”. Har vi ställt rätt krav? Har utvecklarna uppfattat det rätt? Är vi nöjda med resultat? Beroende på detta har man chans att justera utvecklingen tidigt, förklarar Christian Liljequist.

-Kort och gott, hade vi inte jobbat agilt hade vi senarelagt insikter om hur Esset möter verksamhetens behov. Vi hade inte vetat om det hade uppfyllt verksamhetens behov förrän på slutet. Det hade varit väldigt besvärligt att uttrycka vad vi vill ha två, tre år framåt i tiden, avlslutar Christian.

15

apr

Arbetet med att ta fram Essetsupporten

En leende kvinna i en skog.
Hedvig Hellman har två olika roller i projekt Modernisering av sociala system. Dels är hon samordnare på sin förvaltning, Norrmalm. Sedan är hon också tillförordnad supportledare för den kommande Esset-supporten.

Hedvig Hellman har varit med i projektet sedan det startade 2017. I sin roll som paraplysamordnare fick hon reda på att systemet skulle ersättas.

-Jag var jätteintresserad av projektet från början, berättar Hedvig Hellman och förklarar att det kändes som en chans att påverka.

Essetsupporten kommer att finnas även efter projektet avslutats och precis som stadens övriga support blir ingången via Portalen 11800. Där kommer ärenden att tas emot och kategoriseras.

Supporten kommer på sikt att bestå av åtta medarbetare och kommer att skalas upp vartefter.

-Det kommer att finnas några på plats lagom till att överförmyndarförvaltningen går live i höst, och full dimensionering kommer vid sista införandet.

Essetsupportens medarbetare ska ha en bred representation.

-Det är viktigt att vi har olika typer av kompetenser i supportgruppen, så att de har förståelse för hela den breda verksamhet de ska stötta.

En förlängning av supporten kommer att finnas ute i verksamheterna, i form av superanvändare. Det är personer som arbetar i verksamheten även till vardags och
som ska utbildas för att stötta sina kollegor.

Kombinationen mellan ett lokalt stöd som kan svara på mer verksamhetsnära och användarnärafrågor, och ett centralt stöd som arbetar med support och felsökning för stadens alla Essetanvändare, tror Hedvig blir en vinnande lösning.

-För att medarbetarna ska känna sig trygga är det viktigt att de vet vart de ska vända sig för att få stöd.

En central support kan också samla upp och ge projektet feedback kring vad det är som inte fungerar och även komma med förbättringsförslag, så att Esset kan fortsätta vidareutvecklas hela tiden.

– Det är avgörande för att vi ska få till ett korrekt och välfungerande verksamhetsstöd, säger Hedvig Hellman.

15

apr

Utbildning i Esset

Essets logotyp
I höst börjar det första införandet av Esset och användarna kan känna sig trygga med att de kommer att få hjälp och stöd under införandet, menar Lotta Lundbäck, som ansvarar för den utbildningsinsats som just nu tas fram.

Ett team på fem personer jobbar just nu med att ta fram utbildningar i Esset. Manusförfattare och producenter tar fram animationer, bilder, texter och frågor som ska ge stadens medarbetare en så bra start som möjligt i arbetet med de nya digitala stöden.

-Vi väljer att jobba med en utbildningsform, som precis som resten av projektet, är modern och digital, berättar Lotta Lundbäck.

Precis som resten av projektet, så jobbar utbildningsteamet så agilt som möjligt och därmed kommer de att justera och skruva på utbildningarna inför och efter varje införande. Planen är även att utöka med fler utbildningsdelar efter hand.

För att förstå vad som ska lanseras och vad behoven verkar vara arbetar de just nu tätt med överförmyndarförvaltningen – precis som de kommer att arbeta tätt med införandeteamen för kommande införanden. Flödet av utbildningsaktiviteter stäms av med en rad olika referensgrupper.

-Vår förhoppning är att väcka intresse och vilja till förändring. Vi vill att utbildningen ska vara lustfylld – det är en förutsättning för att den ska sätta sig i långtidsminnet hos deltagarna. Det kan handla om alltifrån riktigt snygg grafik till texter med glimten i ögat. Vi har även planer på att ta fram flera roliga och oväntade inslag som förhoppningsvis kommer att kunna användas i utbildningsflödet till kommande införanden.

Utbildningen innehåller en blandning mellan webbaserad utbildning, klassrumsutbildning och gruppdiskussioner. Förutom att deltagarna så klart får lära sig hur de ska använda Esset syftar utbildningen också till att skapa förståelse för förändringen och förklara och underlätta digitaliseringen.

Utbildningssamordnare kommer att finnas i alla införandeteam, och deras uppgift blir bland annat att fylla på lite med det som är specifikt för deras verksamhet. Utbildningssamordnare utbildar även superanvändare, som kommer att finnas som ett lokalt stöd som svarar på frågor.

-Vi använder ett train-the-trainer-koncept, där superanvändare utbildas först och sedan använder samma material för att utbilda slutanvändarna. Det är viktigt att medarbetarna känner sig trygga i det nya och vet vart de kan vända sig.

Att utbildningen är digital är också för att göra den tillgänglig för alla. Vardagen för medarbetare ser väldigt olika ut. Vissa har skrivbordsarbete och kan styra över sin egen tid. Andra är på gående fot, delar dator med kollegor och är schemalagda hos brukare hela tiden. Därför är det viktigt att man kommer åt materialet när som helst och var som helst ifrån, så att alla får samma chans att tillgodogöra sig utbildningen.

-Eftersom Esset kommer att utvecklas hela tiden, behöver utbildningsmaterialet vara lätt att uppdatera och i då är digitalt material såklart perfekt, avslutar Lotta Lundbäck.

15

apr

Skärmbild av en skypekonversation med sju deltagare
Ett senarelagt införande ger möjlighet till fokus på utveckling och kvalitetssäkring av Esset. På överförmyndarförvaltningen jobbar de på i samma tempo som förut.

Med anledning av den påverkan covid-19 får på projekt Modernisering av sociala system har projektets styrgrupp beslutat att flytta fram överförmyndarförvaltningens första införande av Esset från maj till september/oktober.

Vid den tiden skulle ett andra införande av Esset ha startat på förvaltningen. Nu får de alltså ett istället för två införanden.

På överförmyndarförvaltningen är det dock ett fortsatt fokus på att utveckla och kvalitetssäkra Esset.

-Vi ser detta som ett tillfälle att göra det första införandet ännu bättre, och har nu ett gyllene tillfälle att säkra en riktigt bra första version av Esset, har projektledare Petra Lindström tidigare sagt.

Parallellt med utveckling och tester av Essets första version, pågår go-live planering samt framtagande av utbildningsmaterial som ska anpassas till just överförmyndarförvaltningens verksamhet.

Precis som i många andra organisationer så kan de som arbetar i projektet under rådande omständigheter nu inte ses fysiskt varje dag. Istället hörs och ses de på Skype nästan hela tiden, i olika konstellationer.

Att införa moderna arbetssätt och nya digitala stöd har aldrig känts mer rätt i tiden.

17

feb

En leende kvinna på sitt kontor
Johanna Kumblad är socialsekreterare på Södermalms stadsdelsförvaltning och nu även ambassadör för projekt Modernisering av sociala system.

Hon har tidigare varit med om två stora byten av verksamhetssystem, ett i Värmdö kommun och ett på Försäkringskassan, och hoppas kunna bidra med lärdomar därifrån.

-Det är både superkul och viktigt. Verksamhetssystemet är det viktigaste vi har att jobba med. Det är vårt dagliga stöd och för att det ska underlätta behöver det vara användarvänligt.

Rollen som ambassadör ser Johanna som en länk mellan verksamheten och projektet. Någon som förmedlar information vidare till kollegorna, men också lyfter frågor från verksamheten till projektet. Det är vår viktigaste uppgift, menar Johanna.

– Det behövs ett engagemang hos medarbetare och chefer, där blir ambassadörer och superanvändare viktiga i att se till att de får information längs vägen, och inte kommer för långt ifrån projektet.

Alla ambassadörer kommer att ingå i ett nätverk, där de kan lyfta frågor och ta hjälp av varandra. Hittills är det inte många runt om Johanna som känner till vad förändringen faktiskt kommer att innebära.

-Det handlar om acceptans, den här förändringen är inget vi väljer men ändå något som de flesta vill ha. Det gäller att förstå vad som är positivt med den och att förstå vad som krävs för att det ska bli ett så bra mottagande som möjligt.

De flesta är nog ändå positiva, tror Johanna. Mycket baserat på att de system de jobbar i idag inte är optimala.

-Jag tänker att min uppgift blir att ta med mig den erfarenhet jag har sedan tidigare. Påtala vikten av att vi behöver lägga mycket tid på det här och att vi måste vara ute i god tid för att det ska bli bra. Om vi alla är med längs vägen blir det lättare när det är dags för införandet.

Johanna menar att ju mer man förberett för ett mottagande, desto enklare går det när det väl är dags.

-Mitt mål, är att det ska bli så bra för oss alla som det möjligen kan bli. Vi vill ju alla få ett verksamhetssystem som är användarvänligt och som vi har nytta av. Jag vill vara en positiv drivkraft i det här arbetet.

17

feb

Avtal för utförarplanering tecknat med Joliv

En kvinna sitter och arbetar vid ett konferensbord
Upphandlingen av digitala stöd för utförarplanering är klar och Stockholms stad har tecknat avtal med Joliv AB.

Det digitala stöd som upphandlats innehåller stöd för planering av insatser utifrån tillgängliga resurser. Det har en avancerad funktion för ruttoptimering, då insatser som ska planeras in är spridda över en geografisk yta eller då transport mellan insatser lämpligast sker med kollektiva färdmedel. Planering kan göras för egendefinierad tidsperiod, både för individer och grupper och utifrån olika kontinuitetskrav. Initialt är det hemtjänsten som ska använda denna funktion.

Vidare kommer systemstödet att kunna leverera statistik och prognoser över resultat och behov, exempelvis personellt kompetensbehov under en kommande semesterperiod.

Avtalet gäller i fem år med möjlighet till förlängning i upp till fem år. Den sammanlagda avtalstiden är således som längst tio år.

Önskar du ta del av upphandlingsdokumenten går det bra att vända dig till projektets funktionsbrevlåda: funktion.moderniseringsocsyst@stockholm.se

Avtal för schemaläggning

Samtidigt har stadsledningskontorets personalstrategiska avdelning tecknat ett avtal med företaget Medvind, som har en funktion för att ta fram scheman. Idag görs det via papper eller i bästa fall i Excel och behovet av en stödfunktion är stort.

Schemafunktionen kommer att integreras mot våra systemstöd i Esset, och personalens tillgänglighet blir ett av ingångsvärdena till stödet för utförarplanering.

Via Esset kommer det även kunna levereras prognoser och liknande till Medvind. Det sammantaget kommer att skapa ett bättre samspel mellan schemat, tillgänglig personal, och aktiviteter som ska utföras.