Stockholm stad blir först i Sverige med att testa en ny typ av IT-stöd inom socialtjänsten. Systemet ska frigöra tid, se till att biståndsbedömningar handläggs på likvärdigt sätt oavsett vilken stadsdel som gör det och göra att fler förvaltningar får ett gemensamt arbetssätt.

Läs hela artikeln i Vision här.

Vi ställde fyra frågor till Sabina Toromanovic, som arbetar som dataskyddsombud på Skärholmens stadsdelsförvaltning och har spridit information om projektet på sin förvaltning.

Berätta om hur du arbetar med Modernisering av sociala system på din förvaltning?

– Jag har träffat alla enhetschefer i Skärholmen, och sedan har de i sin tur berättat om det för sina medarbetare på deras APT-möten. Jag har använt mig av material från projektet och gjort anpassningar till just vår förvaltning. Efter det fick jag ta del av en sammanställning av medarbetarnas tankar, synpunkter och frågor genom en digital enkät i eSmaker.

Jag pratar om moderniseringen i vilket sammanhang jag än hamnar i, så fort jag träffar medarbetarna. Min tjänst som dataskyddsombud har gett mig möjlighet att träffa mycket medarbetare och då passar jag på att informera om projektet.

Varför tycker du att det är viktigt att prata om projektet?

– Det här är vår framtid och det är viktigt att alla känner sig delaktiga. Medarbetare behöver förberedas noga, för att förstå vad det är som ska hända. Jag försöker peppa mina kollegor att redan nu se till att spara information digitalt istället för på papper, så att de inte blir chockade den dagen allt ska gå igenom ett system.

Medarbetare behöver förstå att nuvarande system inte kommer att existera längre och att vi nu ska ändra tankesätt och arbetssätt. Sedan vill jag att vi inom Skärholmen ska ligga i framkant i Stockholms stads arbete med digitalisering.

Vad har du fått för respons från dina kollegor?

– Jag får superbra stöd från min chef, samt frihet och förtroende från ledningen. Det är även fler från förvaltningen som är med i projektet, vilket underlättar informationsspridningen.
I det stora hela ser många fram emot detta, man är trött på nuvarande system som är segt och har stora förhoppningar på det nya. Så där måste man också förbereda dem på att det kommer att bli vissa problem i början.

Vilka tips har du till medarbetare som vill sprida information om moderniseringen?

– Jag rekommenderar alla att ta alla tillfällen de kan för att prata om Modernisering av sociala system. Gör som jag och lägg in en av projektets bilder när ni håller en presentation som kopplar an till detta på något sätt eller ha det som en stående punkt på agendan för APT. Så fort det kommer någon ny information från projektet, sammanfattar jag det i ett mejl och skickar ut.

Det är många frågor som väcks i en förändring som denna. Jag peppar förvaltningens medarbetare så mycket jag kan!

Inom projekt Modernisering av sociala system har arbetet med att öka användningen av Skype pågått sedan 2016. Syftet är att skapa utrymme för större flexibilitet i arbetet, ökad tillgänglighet till stadens socialtjänst samt att minska resor i tjänsten.

Under hösten 2018 tillsattes en pilotgrupp i Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning, som tillsammans med stadsledningskontoret utvecklade en webbutbildning för stadens medarbetare. En viktig utgångspunkt i det arbetet har varit medarbetarens behov av vad utbildningen bör innehålla, såsom teknisk och praktisk information.

– Vi har även gjort juridiska överväganden för på vilket sätt och vid vilka tillfällen ett Skype-möte är lämpligt, säger Martina Söderman, utredare på Rinkeby-Rinkeby stadsdelsförvaltning och som arbetat med att ta fram Skype-utbildningen.

Webbutbildningen är upplagd så att man följer tre fiktiva medarbetare i staden – var och en med sin erfarenhet av att använda Skype samt olika inställning till att använda Skype. Film och bilder varvas med korta avsnitt av information och interaktiva inslag. Utbildningen tar ungefär 20 minuter att genomföra.

Utbildningen har testats under våren 2019 av barnenheten i Rinkeby-Kista för att se till att den är användarvänlig och fyller de behov som finns.

– Målet är att lansera utbildningen i staden innan sommaren och vi hoppas att den ger inspiration till att fler tar steget att testa Skype i det dagliga arbetet, avslutar Martina.

Vi ställde tre frågor till processledarna Rebecka Jeppsson och Jazmine Hjorth Tegman som arbetar inom projektet med metoden tjänstedesign. Rebecka kommer från verksamhetsområde ekonomiskt bistånd i Enskede-Årsta-Vantör stadsdelsförvaltning och Jazmine från socialförvaltningens avdelning för stadsövergripande sociala frågor.

Vad är tjänstedesign?

Tjänstedesign kan mycket kort beskrivas som en metod för verksamhetsutveckling där utgångspunkten är användarnas behov. Fokus ligger på att undersöka upplevelser och behov hos stadens verksamheter och de som verksamheterna finns till för, t e x brukare, klient, patient och huvudmän. Vi arbetar med att förstå bakomliggande problem och analyserar ett orsak-verkan-samband för att vara säkra på att vi löser rätt problem.

Varför är det viktigt att involvera medarbetarna?

”Den som har skorna på fötterna vet vart det skaver”. Verksamhetsutveckling behöver göras tillsammans med våra medarbetare. Tjänstedesign är en av flera metoder som används för att säkerställa att staden i ett tidigt skede fångar upp medarbetarens perspektiv i utvecklingen av stadens arbetssätt och nya digitala stöd.

Hur är tjänstedesign en del i projektets övriga arbete?

Under 2018 har vi tillsammans med medarbetare från olika verksamheter kartlagt hur vi arbetar idag. Utifrån det arbetet har vi fått många värdefulla tankar och idéer om vilka behov medarbetare har och hur medarbetare önskar att de nya digitala stöden ska fungera. Genom att arbeta med metoden tjänstedesign fördjupar vi nu det arbetet ytterligare för att förstå varför behoven har uppkommit. Ambitionen är att även brukarmedverkan framåt ska bli en naturlig del i stadens arbete med verksamhetsutveckling.

Är du nyfiken och vill veta mer om tjänstedesign inom offentlig sektor kan du läsa mer på Innovationsguiden, Sveriges kommuner och landsting.

Nu ska Stockholms stad kasta ut socialtjänstens och äldreomsorgens 20 år gamla it-stöd. I stället införs nytt digitalt stöd där en processhanteringsplattform är grunden – precis samma som används inom industrin.

Läs hela artikeln i Computer Sweden här. 

Vi ställde fyra frågor till Petra Lindström, huvudprojektledare för projekt Modernisering av Sociala system.

Varför är digitalisering inom offentlig verksamhet på tapeten just nu?

Den tekniska utvecklingen går fort i hela samhället och det finns stora möjligheter att förbättra servicen inom offentlig sektor genom digitalisering. Medborgarna förväntar sig också en ökad tillgänglighet genom digital service som gör det enklare att till exempel komma i kontakt med socialtjänsten. Det finns en förväntan även från oss medarbetare på att den offentliga sektorn tar tillvara på digitaliseringens möjligheter. Det är därför detta projekt är så viktigt.

Vad tycker du är de största fördelarna med projektet?

Jag är stolt över att projektet kommer att göra arbetet inom överförmyndarförvaltning och socialtjänst både smartare och mer hållbart. Vi medarbetare kommer att arbeta mer klimatsmart och effektivt och stockholmarna kommer själva att kunna följa sina ärenden digitalt. En annan viktig fördel är att projektet i grunden är ett verksamhetsutvecklingsprojekt. Det är stadens verksamheter som ska bestämma hur de vill arbeta framåt. Det tror jag kommer att ge en ökad hållbarhet på sikt.

Vad är viktigast för att projektet ska lyckas?

Vi måste se till att verksamheterna verkligen är delaktiga i utvecklingen och ger input med sin kunskap och erfarenhet. Det lägger grunden till hela projektet och betyder enormt mycket. Projektet handlar ju om att arbeta på ett nytt sätt ute i verksamheten och att sedan anpassa de digitala stöden till detta, så verksamhetens behov ska komma i första rummet.

Vad händer just nu?

Just nu arbetar vi intensivt med att utveckla de nya gemensamma arbetssätten, och informationsarbetet breddas till alltfler medarbetare. Samtidigt tas införandeplanen fram som ska konkretisera hur vi tillsammans ska arbeta med införandet av moderna arbetssätt i ett nytt digitalt stöd kommande år.

Vi ställde fyra frågor till Therese Lang, enhetschef för äldre vid Älvsjö stadsdelsförvaltning,

Vad är det bästa med den här förändringen?

Att vi får ett nytt system som kommer att stötta medarbetarna i arbetet och bara finnas där utan att vi ens behöver tänka på det. Frågorna om digitalisering är viktiga för att utvecklingen går hela tiden framåt. Äldre människor i Stockholm är relativt digitaliserade och fler kommer att bli det.

Hur kommer ni att påverkas i ert dagliga arbete?

Jag hoppas att administrationen underlättas genom smarta digitala stöd, t ex genom att förenkla journalanteckningar, minimera pappershantering och kommunicera med sökanden via digitala kanaler. Att staden tar kontroll över förvaltningen och äger utvecklingen är bra, utvecklingen går snabbt framåt och staden behöver anpassa systemet i samma takt.

Vad är viktigt för projektet att ta hänsyn till i förändringen?

Det är viktigt att man sprider en bild av vad projektet gör och förbereder alla inblandade, framförallt de som ska använda systemet dagligen. Ingen motsätter sig att Paraplysystemet ska bort, men förväntan kanske inte alltid är att man ska behöva förändra sig själv och sina arbetssätt. Det är bra att vi synliggör att vi jobbar mycket med liknande saker, men att hanteringen är olika.

Har du några tips för att sprida information om projektet?

Alla som är delaktiga i projektet bör prata om projektet på sina arbetsplatser, för att så ett frö och sprida en tydlig och positiv bild. Jag skickar vidare nyhetsbrevet till alla mina medarbetare och tipsar om att det finns till mina kollegor. Eftersom jag sitter i en referensgrupp så har jag tagit hjälp av medarbetare vid granskning av processer för att involvera dem i projektet.

– ”Vet min chef om det här?” är en fråga vi alltid får när vi träffar människor i verksamheten för att prata om projektet. Det är ett skäl till varför vi har samlat er här idag. Ni som ledare är nyckelpersoner för att det här förändringsprojektet ska lyckas, säger delprojektledare Malin Lindberg när hon inleder mötet.

Vid tio tillfällen under våren har projektet samlat enhetschefer och biträdande enhetschefer runt om i Stockholms stad för att ge dem en introduktion och för att påbörja en gemensam förändringsresa. Projektet har inte svar på alla frågor ännu men projektledningen är måna om att involvera verksamheten så tidigt som möjligt.

– Vi vill jobba nära er, för att tillsammans skapa förutsättningar för att kunna samarbeta på det
absolut smidigaste sättet för just er verksamhet, fortsätter Malin Lindberg.

Hanne Rönnback är enhetschef på Stureby vård och omsorgsboende, informationsmötet i Enskede-Årsta-Vantör är hennes första personliga kontakt med projektet. Hon tycker att mötet tydliggjorde vad projektet handlar om.
– Det kommer många frågor, så nu får man ha lite tålamod med att de inte har alla svaren
ännu, säger Hanne Rönnback. Det blir spännande att se i höst när de kommit lite längre i sitt arbete.

Under hösten kommer projektledningen kunna berätta mer konkret om vad projektet kommer att innebära för verksamheternas dagliga arbete.