17

feb

Foto på Björn, Jeanette, Ann och Mattias.
Björn, Jeanette, Ann, Mattias tar emot oss på Södermalms Dagliga verksamhet Tolvan.

Södermalms dagliga verksamhet skickade in det vinnande bidraget i namntävlingen för de nya digitala stöden. För att få en bild av verksamheten besöker vi dem en måndagsförmiddag i februari.

Södermalms dagliga verksamhet finns på sju, snart åtta, olika adresser på Södermalm. Vi besöker Tolvan, som ligger på Krukmakargatan. Där får vi träffa gruppledare för verksamheten Jeanette Lau, och även Björn, Mattias och Ann.

-Här finns 14 stycken kollegor, som jag brukar säga, säger Mattias.

Foto på Mattias
Mattias är rutinerad inom Södermalms dagliga verksamhet.

Både Mattias och Björn har jobbat inom Södermalms dagliga verksamhet i tjugo år.

Björn visar runt i den fina lokalen, som har alltifrån kök, till pysselrum och vilorum. I ett av rummen sitter några och lyssnar på Abba. I ett annat sitter några och bläddrar i tidningar.

-Inga mössor inne, säger Björn lite retsamt och rycker mössan av en ur personalen.

Han är mån om att det är ordning och reda.

Förutom lokalen, som ligger längst ner i ett bostadshus, så har de tillgång till ett gårdshus på innergården.

Foto på Janette och Björn
Jeanette och Björn visar mig gårdshuset.

-På torsdagar bakar vi här. Sist var det kladdkaka och snart är det semmeldagen, berättar Björn.

Han pekar även på en discokula som hänger i taket och berättar att de brukar ha musikcirkel och dans i lokalen.

-På onsdagar har vi dans och rörelse, sedan har vi eget arbete, då kan man ta det lite lugnt om man vill, berättar Mattias. För det mesta är det jätteroligt att jobba här, vi skrattar mycket tillsammans. Men det beror på hur man mår i själen också.

Alla som jobbar på den dagliga verksamheten tar sig till jobbet på olika sätt. Björn bor i närheten och kan promenera. Mattias brukar åka permobil men berättar att den blivit stulen ur förrådet där han bor.

-Men nu har de hittat den i Farsta. Jag vet inte hur den kom dit, men nu är den på väg tillbaka, säger Mattias och skrattar.

Björn berättar att alla kollegor gör lite olika saker på Tolvan, vissa arbetsuppgifter turas man om med. Han själv jobbar i köket på måndagar. Då får man diska, torka, duka, ta fram fika och koka kaffe.

-På fredagar kollar vi på film, vi turas om att välja. Men vi måste göra om listan, ibland är den som ska välja inte här, säger Mattias.

-Det kan vi ta upp på nästa husmöte, säger Jeanette och berättar att de är ett tillfälle då de tar upp frågor som rör arbetsmiljön.

Tidigare hade de husmöte en gång i månaden, men det var så mycket frågor att ta upp så nu ska de börja ha mötet oftare.

Jeanette är gruppledare för tre dagliga verksamheter och berättar att de har kontakt med varandra. De har bland annat en gemensam julmarknad och en gemensam sommarfest.

Foto på Jeanette
Jeanette Lau är gruppledare för Tolvan samt två andra dagliga verksamheter på Södermalm.

Det är olika åldrar på de som jobbar på Tolvan.

-Jag fyller 35 år den nionde maj och det är en lördag, så då ska jag ha middag och fest, berättar Ann. Hon sitter lite i bakgrunden och vill helst bara vara med och lyssna.

Foto på Ann
Ann flikar in lite då och då, men lyssnar mest.

Förutom Ann, Björn, Mattias och deras kollegor, så är det sex personer anställda som personal på Tolvan. När alla är på plats är det mycket folk, och därför flyttade de till de lite större lokalerna för 1,5 år sedan. I samband med flytten fick de chans att påverka lite olika saker som de ville ändra på. Bland annat så har de nu egna nyckelbrickor för att ta sig in i lokalen.

-Jag pratar för mig själv, men jag tycker att det är jättebra att vi har fått brickor, så vi kan komma in själva. Man blir lite självständig, säger Björn.

Foto på Björn
Björn visar nyckelbrickan som ger större frihet.

-Jag ska jobba dölänge här! utbrister Mattias och skrattar.

-Ja Mattias, det ska jag med, säger Jeanette och stämmer in i skrattet.

Björn följer oss hela vägen ut på gatan när vi ska gå, så att vi säkert hittar ut. Han vinkar innan han försvinner tillbaka in till jobbet. Det är med en varm känsla i kroppen vi lämnar Södermalms dagliga verksamhet. Vad mycket viktiga saker som pågår i den här staden!

Foto på Björn
Björn vinkar hejdå.

17

feb

Hej Andreas Nordström!

En man på ett kontor
Andreas Nordström är tf it-direktör i Stockholms stad, och därmed projektägare av projekt Modernisering av sociala system. Vad tycker han om projektet, vad är hans roll i projektet, och hur ser han på år 2020?

Du är tf it-direktör i Stockholms stad, och därmed projektägare av projekt Modernisering av sociala system. Vad tycker du om projektet?

-Det är ett av våra största digitaliseringsprojekt, där vi har ett omfattande förändringsarbete framför oss. Det finns ett tydligt mervärde med att införa nya digitala stöd, både för de som jobbar inom stadens olika verksamheter, men också för stockholmarna, vilket såklart är en stor drivkraft i projektet. Jag ser även att projektet drivs på ett strukturerat sätt, med en bred kompetens både inom stadens verksamheter och inom it-området.

Vad är din roll i projektet?

– Att se till att projektet har rätt förutsättningar, för att nå de gemensamma mål vi satt upp. Att projektledare Petra Lindström och hennes kollegor får det stöd de behöver för att driva projektet på bästa sätt, men också att se till att stadens ledning och politiken har den insyn de behöver.

Hur ser du på året vi har framför oss?

-2020 blir ett viktigt och händelserikt år för projektet, där vi för första gången kommer att få se en produkt av det vi länge arbetat med. Först ut är överförmyndarförvaltningen som inför Esset. Det blir en viktig milstolpe för projektet.

17

feb

”Vi har höga förväntningar på projektet”

Foto på Sandra Jiseborn och Martina Söderman

Projekt Modernisering av sociala system rör sig mot ett införande. För att se till att verksamheterna får de stöd de behöver, har en samordnare per berörd förvaltning utsetts. Tillsammans med ambassadörer och superanvändare spelar de en viktig roll för ett lyckat införande.

Sandra Jiseborn arbetar som it-strateg på Socialförvaltningen och Martina Söderman, som utredare på Rinkeby-Kista sdf. Det är inte nu, i rollen som samordnare, deras vägar korsas för första gången. Tvärtom. De träffades redan när de studerade till socionomer tillsammans för över tio år sedan. Nu möts de igen, som nyckelspelare i införandet av projekt Modernisering av sociala system.

Vad innebär rollen?

-Egentligen vet vi inte så mycket ännu, nästa vecka är första träffen, säger Sandra Jiseborn. Men det kommer till stor del att handla om att informera verksamheter om vad som kommer hända. Det ska bli jättekul att träffa de som kommer att jobba i det nya digitala stödet.

-Det praktiska utförandet, ”hur”, är nog mycket upp till oss samordnare, men ”vad” som måste nå ut kommer att kräva ett nära samarbete med projektet centralt. Sedan kommer vi ju att arbeta tillsammans med ambassadörer och superanvändare i verksamhetsteam, säger Martina Söderman.

-Det är ambassadörer och superanvändare som ska peppa ute i verksamheten. Som samordnare ska vi hålla dem på gott humör och ge dem rätt förutsättningar, säger Sandra Jiseborn.

-Samordnarna kommer att ha nätverk uppdelade per verksamhetsområde. Vi kommer hantera samma frågor i stor utsträckning, så det tror jag kommer att bli jättebra att vi får ses och bolla dem med varandra, säger Martina Söderman.

Foto på Martina Söderman

Vad fick er att tacka ja?

-Projektet känns seriöst och proffsigt och det ska bli kul att bli en del av det. Jag känner mig hemma i min förvaltning och ser fram emot att träffa medarbetare, men även de personer jag inte känner så bra ännu, säger Martina Söderman.

-Det känns häftigt, ingen har gjort något liknande tidigare, säger Sandra Jiseborn.

-Det kommer så klart att gå upp och ner, det förstår jag, men det är en viktig milstolpe i Stockholms stads socialtjänsts historia. Vi gör det för att följa med vår samtid och den digitala utvecklingen, säger Martina Söderman.

Vad blir utmaningarna?

-Om projektet lanseras som något som ska bli smartare, bättre, effektivare är jag rädd att folk får fel förväntningar. Där behöver vi vara tydliga, säger Martina Söderman och Sandra Jiseborn unisont.

-En annan utmaning är att se till att även de som inte går in i ett införande nu behåller motivationen och har tålamod hela vägen fram tills det är dags för dem, säger Martina Söderman.

Vad ni har för förväntningar?

-Vi har höga förväntningar på projektet. Det vi behöver förstå är att det inte är något som kommer att vara klart från en dag till en annan, utan det kommer att vara ett pågående arbete och allt kommer inte fungera felfritt direkt. Om fem, sex år har vi ett superbra system. Det tar tid! säger Sandra Jiseborn.

Foto på Sandra Jiseborn

18

dec

God jul från projektledningen

Med en önskan om en God jul och ett Gott nytt år, kommer här en liten videohälsning från projektledningen.

Tack för allt fint arbete detta år, vi ses igen i januari!

Porträttbilder på två olika kvinnor
En viktig roll i införandestrategin för projekt Modernisering av sociala system, är rollen som processägare. Gunilla Ekstrand är processägare för fyra av projektets verksamhetsområden. Hon är till vardags avdelningschef på socialförvaltningen och ser det som en fördel att hon har hand om alla fyra införanden som ägs av socialförvaltningen.

– Jag kommer vara aktiv i olika roller i olika lägen och tycker att det är bättre att en person har helhetsgreppet istället för att dela upp ansvaret på fyra personer. Jag kommer även att arbetsleda alla huvudprocessledarna för dessa områden, och tror att det är en fördel att de får en chef, säger Gunilla Ekstrand.

Marita Åkersten är även hon processägare, men för äldreomsorgen. Hon har jobbat länge på äldreförvaltningen och ledde bland annat införandet av ParaGå, vilket är ett av de system som det nya digitala stödet ska ersätta.

– Vår huvudprocessledare och jag utsågs samtidigt av förvaltningsledningen. Hon (Lena Carling) har också jobbat på äldreförvaltningen länge så vi känner varandra väl. Jag blir nu även hennes närmaste chef, vilket underlättar, säger Marita Åkersten.

Processägarens roll är att vara ett stöd till huvudprocessledarna och till processledarna samt att vara bollplank och att skapa förutsättningar för förändringsarbete. Processägaren är även sammankallande och ordförande i sina respektive verksamhetsråd. I verksamhetsråden sitter representanter från stadsdelarna. I den gruppen fattas beslut om frågor som rör strategiska vägval och prioriteringar för respektive verksamhetsområde.

– Som ordförande i verksamhetsrådet har vi processägare ett ansvar att lyfta frågor till projektet, till det operativa rådet och till styrgruppen, säger Gunilla Ekstrand.

En annan viktig roll är att vara informatör och ambassadör, att ta upp frågor på våra respektive hemförvaltningar, samt att diskutera olika frågor med avdelningscheferna.

– Det är viktigt att man pratar, förankrar och förbereder i verksamheterna. Många har nog inte klart för sig vilket omfattande arbete och vilka stora förändringar detta kommer att innebära, säger Marita Åkersten.

En uppgift som de ser som sin kanske allra viktigaste uppgift i projektet, är att föra verksamhetens talan så att det nya digitala stödet Esset blir bra för medarbetare och för brukare.

– Man måste kunna hantverket för att förstå vad som behövs. Det här är ett gigantiskt verksamhetsprojekt, vi måste alla hjälpas åt att utforma det och se till att det blir förändring nyläge -inte fortsätta som vi alltid gjort, säger Gunilla Ekstrand.
Därför är det viktigt att mycket arbete läggs ner nu, så att grunden blir rätt.

Enligt både Marita och Gunilla så har det klagats på paraplysystemet ända sedan de började inom Stockholms stad. Det finns stora förväntningar på det nya digitala stödet, vilket de tror är en av projektets stora utmaningar. De menar att det måste vara tydligt att de nya funktionerna kommer att införas stegvis.

– Det kommer bli väldigt bra i slutändan, men man ska inte tro att det kommer att vara gratis. Det kommer att krävas mycket jobb av alla, inte bara av projektet, av äldreförvaltningen eller av socialförvaltningen. Vi gör detta tillsammans, säger Gunilla Ekstrand.

De moderna arbetssätten och det nya digitala stödet är en långsiktig satsning.

– En viktig del med det nya systemet är att öka tillgängligheten för medborgarna. Redan nu är det många äldre som använder e-tjänster, men den framtida generationen kommer att ha mycket större krav på tillgång till digitala tjänster. Vi måste rigga oss för framtiden, säger Marita Åkersten

Leende kvinna i kontorsmiljö

Johanna Erlandsson är informationssäkerhetsansvarig i Stockholms stad. Vi ställde tre frågor angående stadens arbete med informationssäkerhet.

Hur arbetar staden med informationssäkerhetsfrågor, vad prioriteras och vad är viktigt?

Att jobba med informationssäkerhetsfrågor är ett verksamhetsansvar men också en strategisk ledningsfråga.

– Enligt stadens politiska mål ska verksamheter vara trygga, effektiva och moderna. Vi måste jobba med informationssäkerhet för att uppnå de målen, säger Johanna Erlandsson.

Arbetet med informationssäkerhet är även grundläggande för att man ska kunna digitalisera med framgång.

– Vet du vilket skyddsvärde din information har, så vet du också hur du ska kravställa för att kunna digitalisera din process och utveckla din verksamhet på ett säkert sätt.

Johanna Erlandsson är informationssäkerhetsansvarig i staden, och hennes roll är att definiera regler och riktlinjer för informationssäkerhet.

– Vi på stadsledningskontoret styr och sätter ramar för gemensamma riktlinjer och regelverk, men det viktigaste arbetet sker inom förvaltningar och bolag, och inom projekt. Det är upp till verksamheterna att tillämpa och följa regelverken på ett klokt sätt.

Därför måste varje förvaltning och bolag se till att utbilda sina medarbetare i grundläggande informationssäkerhet. Som stöd i detta arbete kommer vi inom kort att presentera en online-utbildning i informationssäkerhet som riktar sig till alla stadens medarbetare.

Kan du ge exempel på frågor som är aktuella just nu?

– Det löpande arbetet med informationssäkerhet handlar om att stötta verksamheter och projekt i frågeställningar runt digitalisering och olika risker. Det handlar också om att minska effekter av incidenter genom att bedöma verksamhetspåverkan och se till att det finns effektiva processer på plats i verksamheten.

– De nya lagarna, som till exempel GDPR och NIS-direktivet är frågor som är aktuella just nu. Jag håller även en återkommande utbildning för alla nya chefer i staden, samt besöker olika chefs- och ledningsgrupper och talar om informationssäkerhet. Det känns alltid aktuellt och roligt och leder till bra diskussioner om vad informationssäkerhet egentligen innebär rent konkret.

Kan du ge exempel på verktyg och metoder som staden arbetar med?

– Våra riktlinjer följer internationella standarder och vi följer praxis inom området, säger Johanna Erlandsson.

Bland annat använder staden informationsklassningsverktyget Klassa, precis som över 200 andra kommuner.

– Det är en styrka att vi använder Klassa. Informationsklassning är hjärtat i vårt informationssäkerhetsarbete, säger Johanna Erlandsson.

All information som vi hanterar i våra verksamheter ska klassas. På det sättet får vi veta om vi behöver något skydd eller inte för vår information.

– Vi kan utgå från ett enkelt exempel. Om du ska planera och genomföra en workshop så behöver du ställa dig frågan: Vilken information hanterar du? Kanske är det en deltagarlista, information om specialkost, en agenda, ett material att visa upp, ett protokoll med mera. Klassningen går då ut på att du bedömer: Vad är skadan om den här informationen försvinner? Vad är skadan om den läcker ut? Vad blir skadan om den förändras på ett felaktigt sätt? Det är först därefter du vet om din information behöver något särskilt skydd eller inte. Oftast är det bara du som är expert på din planerade workshop som kan svara på de här frågorna, det finns inget standardsvar som gäller för alla olika slags workshops.

Skärmbild av utbildningssidan

Närbild på en man

Mikael Grynblat arbetar med utredningen av datahantering och datamigrering i projektet. En fråga som är viktig i arbetet med att förbereda sig för att kunna arbeta så effektivt som möjligt i de nya digitala stöden.

– Det är viktigt att förstå skillnaden mellan datahantering och datamigrering, säger Mikael Grynblat.

Datahantering handlar om att gå igenom och kvalitetsgranska den information (data) som finns i nuvarande tekniska system, med fokus på data i pågående ärenden. Datamigrering handlar om att data flyttar från en plats till en annan. Det är en teknisk fråga.

-Vi kan dra en parallell till hur du gör när du flyttar. Du går igenom ditt bohag, slänger trasiga saker, sätter etiketter på kartonger, plastar in möbler. Sedan anlitar du en flyttfirma, som flyttar kartongerna till ditt nya hem. De kanske bär kartongerna, flyttar dem med lastbil eller med häst och vagn, det spelar egentligen ingen roll. När allt väl är på plats i det nya hemmet så packar du upp, kollar så att allt är med och att inget gått sönder, förklarar Mikael Grynblat.

Datahanteringen är för-och efterarbetet i samband med flytten. De gamla systemen är ditt nuvarande hem och det nya digitala stödet är ditt nya hem. Medan datamigrering är flyttfirman, inget du behöver tänka på, utan något tekniskt.

Projektet arbetar med att ta fram strategiska principer (se faktarutan), ramar och metoder för hur förvaltningarna ska arbeta med datahanteringen. Som stöd kommer det att finnas checklistor och mallar. Detta arbete planeras att vara klart i mitten av januari 2020.

-Materialet tas fram som ett stöd för medarbetarna på förvaltningarna, som kommer att utföra själva arbetet, säger Mikael Grynblat.

Anledningen till att projektet vill informera om detta nu, är för att berörda förvaltningar just nu arbetar med sin verksamhetsplan för år 2020.

-Ett införande kommer att kräva stora resurser. Därför rekommenderar vi berörda förvaltningar att redan nu börja förbereda för arbetet med datahantering, säger Mikael Grynblat.

Han återvänder till exemplet med att byta bostad.

-I en flytt kanske man slänger trasigt porslin. I rensningen av data kan det exempelvis handla om att se till att tomma blad tas bort istället för att skannas in eller att se till att kontaktuppgifter stämmer, förklarar Mikael Grynblat.

Arbetet med att kvalitetssäkra sin verksamhets data är ett återkommande och viktigt arbete, oavsett vilket digitalt stöd man arbetar i.

Projektets ansvar

  • Projektet ansvarar för att ta fram en gemensam metodik för datahantering och datamigrering som tillämpas av samtliga verksamhetsområden.
  • Det som kan stängas ner och/eller tas bort ska stängas ner och/eller tas bort.

Verksamheternas ansvar

  • Verksamheterna ansvarar för kvaliteten på den information som ska migreras samt kontrollerar att rätt information har flyttats till de nya digitala stöden.
  • Verksamheterna säkerställer att endast de fysiska handlingar som behöver finnas digitalt i de nya stöden görs digitalt.

2

okt

Varför är det viktigt att digitalisera?

Bild tagen ovanifrån, tio personer sitter runt ett bord och använder datorer, mobiler, surfplattor

I Stockholms stad satsar vi på digitalisering. Genom att utnyttja digitaliseringens möjligheter ska vi göra livet enklare och bättre för alla som lever, verkar och vistas i staden.

Digitalisering är precis som exempelvis urbanisering och globalisering, en stark kraft som påverkar det samhälle vi lever i just nu. Ökat invånarantal, åldrande befolkning, stora miljö- och klimatutmaningar och yngre internetanvändare är några av de faktorer som bidrar till digitaliseringens kraft i Stockholm.

För att vi som stad ska klara vårt uppdrag, där färre kommer att försörja fler, behöver vi se över vad av det vi gör manuellt idag – som kan göras digitalt imorgon. Den demografiska utvecklingen visar på att det kommer att vara färre i arbetsför ålder, och fler i behov av stöd inom några år. En ekvation som måste lösas, där digitaliserade och förenklade processer kan vara ett av svaren.

Stockholms stads definition av digitalisering är:

Förändrade beteenden, tjänster och arbetssätt som i snabb takt omvandlar samhället, baserat på ny teknik.

Digitalisering innebär förändring

Digitalisering medför många möjligheter, men kräver också nya tankesätt. Det handlar inte bara om att börja göra nya saker, utan också att sluta göra gamla saker.

När vi nu utvecklar gemensamma och moderna arbetssätt som sätter individen i centrum, tar vi tillvara på digitaliseringens möjligheter. Det finns en stor önskan från berörda verksamheter att bättre kunna ta tillvara på digitaliseringens möjligheter, på ett sätt som inte är möjligt med dagens sociala system.

Moderniseringen av de sociala systemen är en naturlig förändring, och förändring har skett i alla tider. Det går bara mycket fortare nu. Ett exempel som visar på hur tempot har ökat, är att det tog 75 år för telefonen att få 50 miljoner användare, det tog 13 år för teven att få samma antal användare – medan det endast tog 35 dagar för spelet Angry Bird att nå 50 miljoner användare.

Ett modernt arbetssätt

Förändringsresor kräver ny kunskap, uthållighet och tålamod, vilket ibland kan kännas påfrestande. Därför har vi i projekt Modernisering av sociala system ett tätt samarbete med berörda verksamheter. Vår utgångspunkt är att de nya digitala stöden ska utformas efter hur vi vill arbeta. De ska vara lätta att anpassa och omforma, så att vi kan komplettera dem i takt med att verksamheten utvecklas. Det är en viktig del i ett modernt arbetssätt.

Projekt Modernisering av sociala system är en del av ett större arbete för att göra Stockholm till världens smartaste stad.

Här kan du följa utvecklingen av den smarta staden.

2

okt

Webbutbildning ska öka Skypeanvändandet

Skärmbild av Skypekonversation med två deltagare
Att börja jobba med Skype handlar inte om att ersätta alla möten, utan det ska användas som ett komplement. Skype är ett verktyg som finns i stadens verksamheter, men används inte överallt där det skulle kunna fungera som stöd. Något som projekt Modernisering av sociala system vill ändra på.

Projekt Modernisering av sociala system tar fram moderna arbetssätt och nya digitala stöd för socialtjänst, överförmyndarverksamhet och kommunal hälso- och sjukvård. Projektet identifierar även digitala verktyg som redan finns i verksamheterna och som kan vara till nytta i det dagliga arbetet.

Bland annat vill projektet bidra med att försöka öka användningen av Skype inom socialtjänsten. Därför har en webbutbildning tagits fram. Att genomföra utbildningen och börja arbeta med Skypemöten är ett bra sätt att förbereda sig för införandet av moderna arbetssätt och nya digitala stöd.

Anette Höög är enhetschef på barnenheten i Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning. Hon har varit en del av arbetet med att ta fram en webbutbildning för Skype.

– Min enhet blev en pitlotgrupp vilket innebar att vi blev ombedda att använda Skype så mycket vi bara kunde i vårt arbete, berättar Anette Höög.

Det finns en stor effektiviseringspotential i att hålla möten över Skype, inte minst tidsmässigt.

– Vi sparar jättemycket tid, resandet tar mycket tid i en storstad. Vi måste hushålla med vår tid på ett effektivt sätt för att vi ska räcka till för alla människor som behöver vår hjälp, säger Anette Höög. Det skapar också en frihet för mig som anställd, att jag kan ta möten på distans när jag inte har möjlighet att vara på plats.

Skype som komplement

Men det är inte alltid ett bättre alternativ att ha möten via Skype. En del möten kräver dock fortfarande att man ses och sitter ner tillsammans enligt Anette Höög.

– Om man exempelvis ska omhänderta ett barn och prata om en placering, och föräldrarna inte tycker att det är en jättebra idé, så skulle det kännas distansierat att ha mötet över Skype.

Andra möten, till exempel avstämningar och rapportering är perfekta för Skype.

– Om jag skulle ringa och stämma av med Lasse och Lisa efter att barnet bott hos dem i ett antal veckor, då kan man göra det så här, för att slippa restid.

Det är inte bara för vår egen skull utan även för dem vi är till för att stödja och för andra kontakter vi som stad behöver ta med andra myndigheter och organisationer. Ett av målen med projekt Modernisering av sociala system är att skapa en ökad tillgänglighet. Kanske bor en släkting utomlands eller i en annan del av Sverige och vill vara med vid ett planeringsmöte eller liknande, men har inte möjlighet att fysiskt närvara.

Viktigaste är att man kommer igång

Anette menar att intresset för Skype hos stadens anställda inte är problemet, de allra flesta vill verkligen utföra sitt jobb på bästa sätt.

– Många har en tendens att göra det större än vad det är. Har du ingen teveskärm att koppla upp dig mot – kör direkt på datorn. Har du inga hörlurar, sätt dig avskilt. Jag vill bara att folk ska komma igång – kör bara säger jag till mina medarbetare!

Anette tror att många tänker att “det är bra, men i min profession fungerar det inte”. Det är en fördom hon gärna sticker hål på. Hon menar även att en stor vinst med Skype jämfört med andra kommunikationskanaler är att man enkelt kan se varandra, och varandras skärmar.

– Jag har erfarenhet av alla möjliga typer av möten som hållits via Skype. Alltifrån medarbetarsamtal och lönesamtal till genomgång av verksamhetsplan med min chef, en halvdags planeringsmöte med styrgrupp och till och med ett erfarenhetsutbytesmöte med en annan kommun, säger Anette Höög.

Tänk utanför boxen

Så länge man vågar tänka utanför boxen och bryta gamla vanor så tror hon att alla kan hitta tillfällen för att jobba via Skype. Precis som de allra flesta ser motsvarande kommunikationskanaler som självklara i vardagen. Hon rekommenderar alla att genomföra webbutbildningen, oavsett vilka förkunskaper man har.

Om webbutbildningen

Syftet med att öka användningen av Skype är att erbjuda medarbetare och invånare att delta på distansmöten via Skype, där det är möjligt och lämpligt. Detta är ett sätt för stadens medarbetare att minska antalet resor och öka tillgänglighet och effektivitet.

Alla medarbetare i staden har Skype installerat på sin dator och det finns även möjlighet att använda Skype på sin arbetstelefon. Genom att öka användningen av Skype tillvaratar vi ett kommunikationsverktyg som staden redan investerat i och som direkt möjliggör nya arbetssätt såsom digitala mötesformer.

Webbutbildningen är upplagd så att man följer tre fiktiva medarbetare i staden – var och en med sin erfarenhet av att använda Skype samt har olika inställning till att använda Skype. Film och bilder varvas med korta avsnitt av information och interaktiva inslag. Utbildningen tar ungefär 20 minuter att genomföra.

En man sitter vid sin dator, ler in i kameran

Överförmyndarförvaltningen finns till för att hjälpa de som inte kan ta hand om sina egna ekonomiska och juridiska ärenden. Ju längre tid det tar för oss att handlägga desto längre tid innan individen får hjälp. Det är för dem det här projektet är till för. Så att vi kan ge dem bättre och snabbare hjälp, säger Martin Rost, jurist på överförmyndarförvaltningen.

Martin Rost är till vardags jurist på överförmyndarförvaltningen, i Vällingby. Men just nu arbetar han heltid med utveckling och införande av moderna arbetssätt och nya digitala stöd. Satsningen kommer i helt rätt tid för överförmyndarförvaltningen som idag arbetar förhållandevis analogt, menar han.

– När vi gjorde en nulägeskartläggning av hur våra processer på överförmyndarförvaltningen såg ut, insåg mycket av det vi lägger tid på idag hade kunnat göras av en dator på väldigt mycket kortare tid, berättar Martin Rost, processledare för införandet på överförmyndarförvaltningen.

Han ger ett exempel på hur en process kan se ut idag och hur de nya processerna skulle kunna fungera med de nya digitala stöden.

– Om du ska ansöka till mäklarsamfundet eller advokatsamfundet så behöver du ett så kallat förvaltarfrihetsbevis, som intygar att du inte redan har en förvaltare. Då börjar du med att skriva till oss och begära ut ett bevis. Vi tar emot begäran och kontrollerar att du är skriven i Stockholms stad och inte har någon förvaltare. Sedan skriver vi ut förvaltarfrihetsbeviset och skickar till din folkbokföringsadress.

– Tänk om det hade kunnat göras helt automatiskt, genom att man loggar in med BankID och fått svaret på någon sekund, säger Martin Rost.

Överfullt aktrum

I stort sett alla dokument överförmyndarförvaltningen får in; mejl, läkarintyg, sociala utredningar, beslut – allt sparas i pappersform.
Detta för att det i de nuvarande systemen inte går att spara dessa filer digitalt på ett bra och säkert sätt. Hyllorna i överförmyndarförvaltningens aktrum är idag överfulla med pappersakter.

Förhoppningsvis så kommer digitaliseringen att minska tiden för pappersarbete, samt korta ner ledtider och se till att handläggarnas tid går till att göra bra bedömningar, menar Martin Rost.

– Vi ska kunna fokusera på det som vi gör bättre än en dator, säger han.

Martin Rost arbetar just nu tillsammans med bland annat systemutvecklare och systemarkitekter på överförmyndarförvaltningen, för att förbereda för de nya digitala stöden. Martins och övriga processledares roll är att se till att utvecklarna och systemarkitekterna ska förstå hur verksamhetens behov ser ut.

Verksamheterna i fokus

Tillsammans med medarbetare på överförmyndarförvaltningen försöker de förklara hur de vill jobba och exakt vad de vill att de nya digitala stöden ska stötta.

– En farhåga i början var att det skulle komma hit en massa “teknikfolk” och säga så här ska ni göra. Men så är det inte alls, utan vi har en väldigt tät dialog där verksamheterna är i fokus, säger Martin Rost.

Utvecklarna hjälper till med att förklara för överförmyndarförvaltningens medarbetare vad som är tekniskt möjligt att åstadkomma och ger dem olika alternativ. Men det är alltid staden som fattar de slutgiltiga besluten.

Förberedelserna kommer att pågå fram till det är dags att gå live med de moderna arbetssätten och de tillhörande digitala stöden. Martin Rost ser fram emot att det nya är på plats.

– Överförmyndarförvaltningen finns till för att hjälpa de som inte kan ta hand om sina egna ekonomiska och juridiska ärenden. Ju längre tid det tar för oss att handlägga desto längre tid innan individen får hjälp. Det är för dem det här projektet är till för. Så att vi kan ge dem bättre och snabbare hjälp! avslutar Martin Rost.