Tre skrattande personer från hemtjänsten, iklädda arbetskläder

Om projektet

För att möta de krav som finns idag på användarvänliga och effektiva arbetssätt och system startades 2016 projektet Modernisering av sociala system. Projektet tar fram moderna arbetssätt och nya digitala stöd för de som arbetar inom socialtjänst, överförmyndarverksamhet samt kommunal hälso- och sjukvård i Stockholms stad.

Det nya digitala stödet, kallat Esset, ska vara användarvänligt, säkert och tillgängligt och därmed förenkla medarbetarnas och invånarnas vardag. Esset ska vara anpassat till stadens olika verksamheter och deras behov. Det ska också vara möjligt att utveckla och anpassa framöver, om behoven ändras.

Esset ska ge nya, gemensamma och moderna arbetssätt som sätter individen i centrum och som tar tillvara på digitaliseringens möjligheter. Över 200 chefer och medarbetare inom Stockholms stad var med och kartlade befintliga processer och arbetssätt samt tog fram nya processer och arbetssätt.

Med kartläggningen som grund tar vi oss an verksamhetsutvecklingen. Tillsammans med berörda verksamheter utforskar vi om några av de arbetsmoment som vi gör idag kan göras på ett annat sätt i framtiden. Vi kommer framöver också titta på hur invånarna interagerar med oss i sina ärenden, och vad de har för behov.

De nuvarande systemen kommer helt att bytas ut och samtliga användare kommer att utbildas, både i Esset och i de nya arbetssätten.

Projektet leds av stadsledningskontorets avdelning för it och digitalisering. Runt 100 medarbetare från berörda verksamheter i staden är på olika sätt och i olika omfattning med och bidrar i arbetet just nu. De moderna arbetssätten och Esset utvecklas av verksamheten, för verksamheten.

Kvinna från hemtjänsten sitter och samtalar med äldre kvinna

Vad innebär nya, gemensamma och moderna arbetssätt?

Socialtjänst, överförmyndarverksamhet och den kommunala hälso- och sjukvården har fortfarande samma uppdrag och lagar att förhålla sig till, men Esset kan ge nya möjligheter. Det kan till exempel handla om att

  • återanvända information för att undvika dubbeldokumentation
  • hämta fler uppgifter digitalt från andra myndigheter
  • signera digitalt
  • lämna in ansökningar digitalt

Målet är att det ska vara lätt att göra rätt och att medarbetare ska avlastas och behöva lägga mindre tid på administration per ärende.

Person sitter på bänk och jobbar med sin smartphone

Nya digitala stöd

Staden har upphandlat ett så kallat BPM-verktyg (Business Process Management Suite). I det verktyget, som vi döpt till Esset, kan nya digitala stöd för stadens verksamheter inom vård, stöd och omsorg utvecklas.

Man kan förenklat säga att vi har upphandlat en verktygslåda med till exempel plankor, spik och hammare. Med hjälp av det kan vi bygga ett hus och staden får själva bestämma vad huset ska användas till, hur stort huset ska vara och vilken inredning vi ska ha.

Stockholms stad har tecknat avtal med Tieto Sweden AB som i denna upphandling samarbetar med Pegasystems. Upphandlingen avser ett BPM-verktyg i standardutförande samt tillhörande tjänster innefattande support, underhåll, konsulttjänster och utbildning.

Avtalet gäller till och med 12 mars 2027 med möjlighet till förlängning i upp till sju år. Den sammanlagda avtalstiden är således som längst femton år.

Stockholms stad har även upphandlat digitalt stöd för utförarplanering, där man tecknat avtal med Joliv AB. Det digitala stöd som upphandlats innehåller stöd för planering av insatser och resurser, samt en lösning för ruttoptimering. Planering kan göras både med kort och långt tidsperspektiv samt både för individer och grupper. Det finns även stöd för matchning av personalens kompetens gentemot planerade insatser. Avtalet gäller i fem år med möjlighet till förlängning i upp till fem år. Den sammanlagda avtalstiden är således som längst tio år.

Önskar du ta del av upphandlingsdokumenten går det bra att vända dig till projektets funktionsbrevlåda: funktion.moderniseringsocsyst@stockholm.se

Verksamheter det berör

De moderna arbetssätten med nya digitala stöd, kommer att påverka Stockholms stads:

  • alla stadsdelar
  • socialförvaltning
  • äldreförvaltning
  • arbetsmarknadsförvaltning
  • serviceförvaltning
  • överförmyndarförvaltning
  • stadsledningskontor

Även privata företag som utför tjänster på stadens uppdrag inom socialtjänst- och arbetsmarknadsområdet berörs.

Införande

Införandet är uppdelat efter verksamhetsområden och kommer att ske med start i början av 2021 och vara klart våren 2022. De gemensamma funktionerna införs löpande under hela perioden. Införandet av Esset kommer att ske i följande ordning :

  1. Överförmyndarverksamhet
  2. Barn och unga
  3. Vuxen
  4. Ekonomiskt bistånd och arbetsmarknadsverksamhet
  5. Funktionsnedsättning och socialpsykiatri
  6. Äldreomsorg
  7. Hälso – och sjukvård

Gemensamma funktioner utvecklas parallellt med de olika faserna ovan.

Illustration över projektets övergripande tidplan. Se texten före bilden för en beskrivning

Styrdokument och strategier

Här kan du ta del av projektets strategi (pdf)

Här kan du ta del av projektets styrande dokument (pdf)
Omslaget av projektets strategi.